Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.
Обеспечение условий сохранности
Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).
Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.
Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.
Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.
Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.
Сколько нужно хранить бумаги?
Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:
- Постоянно.
- До минования надобности.
- До замены новыми.
- До ликвидации организации.
- Конкретным количеством лет.
Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:
- Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
- Коллективные договоры
- Годовая бухгалтерская отчетность.
- Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
- Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
- Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
- Локальные нормативные акты организации.
До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:
- Законы и иные нормативные акты.
- Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
- Исполнительные листы работников.
- Образцы подписей материально ответственных лиц.
- Журналы учета работников совмещающих профессии.
- Другие документы.
Важно!
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).
До замены новыми в организации хранятся:
- Профильные Кодексы профессиональной этики.
- Базы данных по законодательным актам.
- Типовые и примерные номенклатуры дел.
- Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
- Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
- Бланки форм статистической отчетности.
- Типовые нормативы по труду.
- Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
- Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
- Списки детей работников организации.
До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.
Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.
Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:
- 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
- 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
- 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
- 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
- 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.
Важно!
Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.
Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.
Количество показов: 15109