Как открыть представительство компании

Представительство – вид обособленного подразделения компании, которое находится не по ее адресу и выполняет строго представительские функции. То есть занимается привлечением клиентов, подготовкой сделок, защитой интересов ООО, в том числе в судах, досудебных процессах и службах налоговых органов.

О создании такого органа юридическое лицо обязано сообщать в ФНС (вносить данные о нем в ЕГРЮЛ). Это требование установлено ст. 55 ГК РФ, где дано и определение обеим формам подразделений (филиалу, представительству).

Сама процедура открытия представительства аналогична регистрации филиала, а вот цели его создания обычно отличаются. Разбираемся, как открыть представительство в 2021 году и зачем это нужно юридическому лицу.

Когда лучше открыть представительство, а не филиал?

Главное отличие представительства от филиала – ограниченные функции. Первое не может выполнять производственных и любых иных действий, кроме представительских. С одной стороны, это существенно упрощает организационный процесс запуска его работы. С другой, – требует принятия взвешенного решения при выборе между формами подразделений.

Как правило, открыть представительство компании решают в рамках:

• завоевания доверия целевой аудитории на новых рынках (покупатели, которые выбирают конкретный бренд, больше доверяют официальным представителям, чем дистрибьюторам);
• создания информационного модуля в городах, где осуществляются продажи (выделения на отдельный баланс расходов, связанных с обслуживанием и продвижением товара);
• ведения сложного длительного разбирательства, которое требует присутствия официальных представителей в месте, где проходит процесс;
• исследования новых рынков на предмет перспективы их освоения;
• быстрой доставки продукции в регионах, где не осуществляется производство (представительство занимается поиском клиентов, подготовкой сделок и передачей товаров со склада или только обслуживанием регионального складского комплекса).

Представительство ООО не может заниматься продажами и получать прибыль. Его задачи – это переговоры, консультации, защита интересов, предварительные согласования. С точки зрения выбора юридическим лицом формы обособленного подразделения, представительство – это оптимальный вариант, когда не предполагается ему поручать производственную, торговую или иную хозяйственную деятельность.

Важно. По сравнению с филиалом представительство требует меньше времени и сил на организацию его работы. Плюс, юрлицо с представительством может работать на УСН (при открытии филиала систему налогообложения придется сменить на общую).

Этапы открытия представительства

Процедура создания представительства ООО проходит в 5 этапов.

• Принятие решения об открытии.
• Подготовка документов.
• Уведомление ФНС.
• Назначение руководителя. Он назначается отдельным приказом и будет работать по доверенности. Информацию о нем вносить в ЕГРЮЛ не нужно. Доверенность устанавливает полномочия такого сотрудника и может быть в любой момент отозвана.
• Регистрация в фонде ФСС. В пенсионный фонд информация передается из налоговой по каналу межведомственного обмена данными.

Решение о создании представительства

Решение об открытии принимается общим собранием учредителей (если в уставе прописано иное, эта функция может быть возложена на совет директоров) или единственным участником. В первом случае требуется провести ОСУ. На повестке:

• собственно, открытие представительства;
• кандидатура руководителя подразделения;
• вопрос о внесении данных в устав (закон к этому не обязывает, но и не запрещает указать в учредительном документе информацию о филиалах и представительствах по желанию самого ООО);
• положение о представительстве (это главный документ, по которому оно будет работать);
• ответственные лица (за подготовку документации, контроль хода процесса, уведомление ФНС и других ведомств).

Если у компании только один собственник, он оформляет решением единственного участника.

Документы для открытия представительства

Чтобы открыть представительство ООО, нужны:

• протокол ОСУ или решение единственного участника;
• положение о представительстве;
• приказ о назначении директора подразделения;
• доверенность руководителя представительства;
• новая редакция устава или лист внесения в него изменений, если информация о подразделении будет вноситься в учредительный документ по инициативе управляющего органа юридического лица;
• заявление по форме Р13014 для внесения данных в ЕГРЮЛ.

Какие разделы формы р13014 заполняются при открытии представительства?

Чтобы уведомить налоговый орган о решении открыть представительство, и внести изменения в ЕГРЮЛ, у компании имеется 7 рабочих дней. Дата отсчета – принятие решения (протокол ОСУ, решение собственника бизнеса).

С ноября 2020 года данная процедура проводится с заполнением общей формы Р13014. В документе содержится больше 50 страниц, но все их заполнять не нужно – только то, что касается открытия представительства, а именно:

• титульный лист (содержит 2 страницы, но заполнять надо 1);
• 2 страницы листа Л (если открывается 1 представительство, при открытии 2 и более подразделений, на каждое из них нужно заполнить свою пару страниц листа);
• 2 страницы листа Н (информация о заявителе).

На титульном листе нужно указать ОГРН и ИНН компании (раздел № 1) и причину подачи документа (раздел № 2, значение «2», если в устав изменения не вносятся). В листе Л указывается:

• значение «2» в разделе № 1;
• «1» в разделе № 2;
• наименование и адрес согласно государственному адресному реестру (ФИАС) нового представительства в разделе № 4.

Заявителем выступает руководитель юридического лица. Потому в разделе №1 листа Н нужно выбрать «1» и далее заполнять сведения о директоре компании. Надо ввести его Ф. И. О., ИНН, дату и место рождения, паспортные данные. На 2 странице указать мобильный телефон для связи и email, на который придут регистрационные документы.

Заявление заверяется нотариально (если подается не в электронном виде). К нему нужно приложить протокол ОСУ (приказ собственника) и положение о представительстве (не меняется устав). Подача – в налоговый орган по месту регистрации компании-основателя (не представительства). Осуществляется лично директором юрлица (при себе нужно иметь паспорт) или нотариусом. Обработка займет до 5 дней.